Sửa và kiểm tra văn bản - Thực hiện thay đổi văn bản trong Word 2013

Ngay cả những người đánh máy chính xác nhất đôi khi cũng còn mắc lỗi chính tả  cho nên những văn bản mà bình thường bạn tạo ra có nhiều lỗi cũng là điều hết sức bình thường. Trừ khi các tài liệu đó bạn thực hiện cho con mắt của riêng mình thì không có vấn đề gì. Nhưng nếu là công việc, bạn cần phải đảm bảo văn bản không chỉ đúng mà còn phải có sức thuyết phục. Với một số công cụ sửa và kiểm tra văn bản của Microsoft Word 2013 bạn sẽ tạo ra được các tài liệu chuyên nghiệp, dễ dàng và hiệu quả.

- Công cụ chỉnh sửa: Những công cụ này cung cấp các kỹ thuật nhanh chóng để lựa chọn và kéo-thả, chỉnh sửa, dễ dàng di chuyển và sao chép văn bản bất cứ nơi nào bạn muốn.

- Công cụ tìm kiếm: Công cụ này có thể được sử dụng để xác định vị trí và thay thế các từ, cụm từ và ký tự đặc biệt, tại một ví trí hay trong toàn bộ tài liệu.

- Công cụ Research: Công cụ này giúp dễ dàng để tìm từ đồng nghĩa, tìm kiếm thông tin, và dịch các từ và cụm từ.

- Tự động sửa lỗi chính tả và ngữpháp: Những tính năng này giúp dễ dàng sửa chữa các lỗi đánh máy và ngữ pháp trước khi bạn chia sẻ tài liệu với người khác.

- Quick Parts: Là các khối xây dựng có thể được sử dụng để lưu và nhớ lại các thuật ngữ chuẩn mà bạn sử dụng thường xuyên.

Trong bài học này, bạn sẽ thực hiện các công việc chỉnh sửa văn bản trong một tài liệu bằng cách chèn và xóa các văn bản, sao chép và dán một cụm từ, và di chuyển một đoạn. Sau đó, bạn sẽ thay thế một cụm từ với nhau trong toàn bộ tài liệu. Tiếp theo, bạn sẽ thay thế một từ với một từ đồng nghĩa và dịch một từ khác. Bạn cũng có thể thêm các từ sai chính tả vào danh sách tự động sửa lỗi và kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài liệu. Cuối cùng,  bạn sẽ tiết kiệm được một vài khối xây dựng để đưa vào sau này trong một tài liệu. 

Thực hiện thay đổi văn bản

Hiếm khi chúng ta viết một tài liệu hoàn hảo mà không cần chỉnh sửa bất kỳ điều gì. Bạn thường xuyên phải thực hiện việc thêm hoặc loại bỏ một hoặc hai từ, thay đổi một cụm từ, hoặc di chuyển văn bản từ nơi này đến nơi khác. Bạn có thể chỉnh sửa một tài liệu khi tạo ra nó, hoặc có thể viết và sau đó sửa lại. Hoặc đơn giản là muốn chỉnh sửa một tài liệu mà bạn đã tạo phù hợp với mục đích khác nhau.

Chèn văn bản là một cách dễ dàng, bạn nhấp chuột vào vị trí con trỏ và chỉ đơn giản là bắt đầu gõ. Bất kỳ văn bản hiển thị ở bên phải của con trỏ di chuyển để nhường chỗ cho các văn bản mới.

Xóa các văn bản thực sự dễ dàng. Nếu bạn muốn chỉ có một hoặc một vài ký tự xóa, đặt con trỏ và sau đó bấm phím Backspace hoặc Delete cho đến khi xóa hết. Nhấn phím Backspace xóa các ký tự bên trái của con trỏ, nhấn phím Delete xóa các ký tự bên phải của con trỏ.

Chọn văn bản

Để thực hiện xóa hoặc thực hiện các thao tác các đối tượng văn bản một cách hiệu quả, bạn cần phải biết làm thế nào để chọn văn bản. Văn bản được lựa chọn bằng cách bôi đen. Bạn có thể kéo qua một phần của văn bản để chọn, hoặc có thể chọn các mục cụ thể như sau:

- Chọn một từ: bấm đúp chuột vào bất cứ nơi nào trong từ đó. 
-  Chọn một câu : bấm vào bất cứ nơi nào trong câu trong khi giữ phím Ctrl.

-   Chọn một đoạn văn bản: bấm ba lần chuột liên tiếp vào bất cứ nơi nào trong đoạn văn.
- Chọn các từ, dòng, đoạn liền kề: Đặt con trỏ vào đầu của văn bản bạn muốn chọn, giữ phím Shift và nhấn các phím mũi tên để chọn một ký tự, dòng, giữ phím Shift và Ctrl đồng thời nhấn các phím mũi tên để chọn một từ tại một thời điểm, hoặc bấm vào cuối của văn bản mà bạn muốn chọn
-   Chọn từ, dòng, đoạn văn bản không liền kề: Chọn khối văn bản bản đầu tiên, sau đó giữ phím Ctrl trong khi chọn khối văn bản tiếp theo.

Bạn cũng có thể thực hiện việc lựa chọn bằng cách.

-          Bấm chuột vào phía bên trái của dòng.

-          Bấm đúp vào vùng lựa chọn ở phía bên trái của đoạn văn.

-         Chọn toàn bộ văn bản: bấm Ctrl +A

Sao chép và di chuyển văn bản

Sao chép và di chuyển đối tượng văn bản (bao gồm văn bản, hình ảnh, bảng biểu…) là công việc thường xuyên bạn phải thực hiện trong một hoặc nhiều tài liệu cũng như các ứng dụng khác nhau. Sao chép là công việc giúp bạn nhân bản đối tượng văn bản, còn di chuyển là việc chuyển đối tượng văn bản đến một vị trí khác.

Để thực hiện công việc này, có nhiều cách, tuy nhiên các bước thực hiện chung như sau:

Để sao chép đối tượng văn bản:

1.     Lựa chọn đối tượng.

2.     Thực hiện lệnh sao chép: (ấn phím Ctrl +C) hoặc thực hiện lệnh Copy trong nhóm Clipboad trên Tab Home

.

3.     Đặt con trỏ vào vị trí cần sao chép

4.     Thực hiện lệnh dán: (ấn phím Ctrl +V) hoặc thực hiện lệnh Paste trong nhóm Clipboad trên Tab Home

 

Để di chuyển đối tượng văn bản:

1.     Lựa chọn đối tượng.

2.     Thực hiện lệnh sao chép: (ấn phím Ctrl +X) hoặc thực hiện lệnh Cut trong nhóm Clipboad trên Tab Home

.

3.     Đặt con trỏ vào vị trí cần dán.

4.     Thực hiện lệnh dán: (ấn phím Ctrl +V) hoặc thực hiện lệnh Paste trong nhóm Clipboad trên Tab Home

 

Trong quá trình thực hiện chỉnh sửa văn bản, nếu thực hiện sai, bạn có thể thực hiện lệnh Undo (Ctrl+Z) để phục hồi, hoặc Redo/Repeat (Ctrl+Y) để thực hiện lại.

Share on Facebook Share on Twitter Share on Google Plus