Cách dễ nhất để tạo mục lục tự động là tận dụng các Heading Styles mà
bạn muốn gộp chúng trong mục lục.
Ví dụ: Có Heading 1, Heading 2, …tùy
theo nội dung của tài liệu. Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ
tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động. Word cũng cập nhật số
trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa. Khi
bạn tạo một mục lục tự động, điều đầu tiên bạn nghĩ là đánh dấu các mục
trong tài liệu. Mục lục được định dạng lựa vào các cấp độ của các
Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu
Heading 1.1. Đánh dấu mục lục
Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau: sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng.
Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn:
Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading
Chọn tab Home
Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)
Nếu style bạn muốn không xuất hiện, Chọn Save Selection as New Quick Style
Để đánh dấu các mục:
Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading
Chọn tab References
Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents
Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn
2. Tạo mục lục tự động
Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động
Chọn Tab References
Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.
3. Cập nhật Table of contents
Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu. Chỉ cần thực hiện 2 bước sau: Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.
Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang.
Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong
tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi
nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table. Bạn nên tránh việc
sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng
mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong
bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp
trên bảng mục lục, sau đó click Update Table.
0 nhận xét :
Đăng nhận xét