Sửa và kiểm tra văn bản - Tinh chỉnh văn bản trong MS Word 2013 (Phần 2)

Kiểm tra chính tả và các lỗi ngữ pháp.

Trước đây, với các văn bản viết tay và đánh máy, mọi người có thể chấp nhận một  số lỗi đánh máy hoặc ngữ pháp hoặc cả hai vì sửa lỗi như vậy mà không tạo ra một mớ hỗn độn là rất khó. Word đã được tích hợp các tiện ích về ngữ pháp và chính tả trong Chương trình xử lý văn bản. Vì vậy bây giờ tài liệu có chứa các loại lỗi sẽ được xử lý đơn giản hơn.

Word cung cấp ba công cụ để giúp bạn loại bỏ lỗi chính tả và ngữ pháp:

-         AutoCorrect: Tính năng này sửa chữa những từ thường viết sai chính tả, chẳng hạn như adn và, do đó bạn không cần phải mất thời gian rà soát sửa chữa. AutoCorrect đi kèm với một danh sách các từ thường sai chính tả và cách viết chính xác. Nếu bạn thường xuyên viết sai một từ  bạn có thể thêm từ đó vào danh sách trong hộp thoại AutoCorrect. Nếu bạn cố tình nhập nhầm một từ và không muốn chấp nhận sự thay đổi tự động sửa lỗi, bạn có thể đảo ngược điều chỉnh bằng cách nhấn vào nút Undo trước khi bạn gõ bất cứ điều gì khác.

-         Error indicators: Word nhấn mạnh lỗi chính tả tiềm năng với gạch chân lượn sóng màu đỏ và lỗi ngữ pháp với màu xanh lá cây để nhấn mạnh cho bạn. Bạn có thể kích chuột phải vào một từ được gạch dưới hoặc cụm từ để hiển thị tùy chỉnh được đề xuất trong một menu chuột phải.

-         Hộp thoại Spelling and Grammar: Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả hay ngữ pháp của toàn bộ tài liệu, bạn có thể nhấp vào nút Spelling & Grammar trong nhóm Proofing trên tab Review. Từ sau đó làm việc theo cách của mình thông qua tài liệu và hiển thị hộp thoại Spelling and Grammar nếu gặp một lỗi tiềm năng

 

 

Nếu là một lỗi chính tả, hộp thoại Spelling And Grammar cho sẽ báo, nếu lỗi là một hành vi vi phạm các quy tắc ngữ pháp, hộp thoại Spelling And Grammar sẽ cho bạn biết quy tắc bạn đã bị vi phạm đề nghị chỉnh sửa. Bạn có thể thực hiện một đề nghị bằng cách nhấp đúp nó trong Hộp gợi ý Suggestions.

Để thực hiện mở hộp thoại AutoCorrect cho phép bạn thực hiện thiết lập chế độ sửa lỗi tự động.

1. Vào tab File để hiển thị Backstage, và sau đó bấm Options.

2. Trong khung bên trái hộp thoại  Word Options, chọn Proofing, và sau đó bấm AutoCorrect Options. Hộp thoại AutoCorrect sẽ mở ra, hiển thị các trang AutoCorrect.
 

Chèn văn bản đã lưu.

Một cách khác để đảm bảo thống nhất trong tài liệu của bạn là sử dụng các khối văn bản dựng sẵn. Đây là những mục thông tin có sẵn để sử dụng trong bất kỳ tài liệu nào. Word 2013 cung cấp nhiều khối tin dựng sẵn cho các hạng mục được định dạng như trang bìa, đầu và chân trang, bảng biểu, và các hộp văn bản. Bạn cũng có thể lưu các khối dựng sẵn của riêng bạn bằng cách sử dụng tính năng Quick Parts.

Một khối tùy chỉnh có thể là một cụm từ đơn giản hoặc câu mà bạn gõ thông thường, hoặc nó có thể bao gồm nhiều đoạn văn, định dạng, đồ họa, .... Bí quyết đầu tiên là để đảm bảo rằng các văn bản là chính xác theo cách bạn muốn. Sau đó, bạn có thể lưu các khối xây dựng sẵn và sử dụng nó mọi lúc mọi nơi khi cần.

Để tạo một khối dựng sẵn, bạn chọn mục tin muốn lưu, bấm  Quick Parts trong nhóm Text trên tab Insert, và lưu các lựa chọn trong bộ sưu tập Quick Parts bằng một tên. Sau đó bạn có thể chèn các khối văn bản tại con trỏ bằng cách nhấn vào Quick Parts để hiển thị các thư viện và nhấp vào hình thu nhỏ của các khối văn bản bạn muốn. Hoặc bạn có thể chèn nó ở nơi khác bằng cách kích chuột vào hình thu nhỏ trong các bộ sưu tập và chèn vào vị trí quy định.

 

 

Khi tạo ra một khối tùy chỉnh, Word sẽ lưu nó trong một tập tin đặc biệt được gọi là các khối dựng sẵn dựng mẫu. Khi thoát khỏi Word, bạn sẽ được hỏi xem bạn có muốn lưu mẫu này hay không. Nếu bạn muốn loại bỏ các khối đã tạo trong phiên làm việc với Word  này, bấm Don’t Save. Nếu muốn các khối có sẵn cho các tài liệu trong khác, nhấn Save.

Share on Facebook Share on Twitter Share on Google Plus